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El control de ingresos en las empresas o conjuntos residenciales es muy importante para la seguridad de los trabajadores y habitantes de los inmuebles, lamentablemente el control de visitantes en Latinoamérica es un fenómeno que difícilmente la mayoría de empresas han sabido afrontar, esto, debido a que los software de las plataformas que existen en el mercado no ofrecen los atributos que las hagan realmente seguras, de hecho, los sistemas que son utilizados con mayor frecuencia en los mercados latinos resultan obsoletos ya que dentro de su naturaleza presentan debilidades como el no mantener en sus bases de datos el registro histórico de usuarios que ingresan a las edificaciones o funciones que monitoreen el movimiento de los visitantes.
Por otro lado, garantizar sistemas integrados en el control de acceso que aseguren el registro como la plena identificación de las visitas junto con la privación de conocimiento y experticia por parte de los empresarios en la búsqueda de soluciones para terminar con el problema, permite que las compañías desarrolladoras de software enfrenten el reto de integrar la gestión de visitantes con un sistema eficiente de control de acceso, por tanto, dicho desarrollo está en la obligación de cumplir con necesidades puntuales como la detención automática de la información que llevan los documentos y demás soportes que exige la organización, por lo que el escaneo, lectura e interpretación para la identificación deben ser ágiles al momento de hacer los diferentes procedimientos de registro que confirme y respalde la seguridad en la compañía.
Es por esto, que todo software de control de visitantes debe contar con características mínimas como son
Aplicaciones por separado, tanto, para gestión de visitantes como para el control de acceso, esto, garantiza una oportuna actualización de la información.
Generación de etiquetas para diferenciar los visitantes.
Acceso rápido a visitantes recurrentes.
Software intuitivo que su manera de operar permita que las operaciones se desarrollen de forma continua.
En momentos donde no haya conexión a la red se pueda operar.
Tarjetas reutilizables una vez se almacene la información del ingreso.
El envío del número de autorización al correo electrónico del que autoriza para que el visitante sea identificado rápidamente vía celular.
Dicho esto, la implementación de un sistema de control de visitantes es de suma importancia para optimizar y garantizar la seguridad. Por tal motivo, es fundamental encontrar la mejor solución que permita automatizar a las empresas o edificaciones el proceso de ingreso de visitantes a través de la impresión de distintivos o tecnología biométrica que logre la consecución de información especifica de manera muy eficiente y rápida a través del escaneo de un documento de identificación.
Por tanto, el software de gestión de visitas debe contar con ciertas características que permitan aumentar y mejorar la circulación de personas con procesos optimizados que mejoren la seguridad de las organizaciones, en la actualidad las opciones de programas de control de visitantes son diversas, no obstante, las que cuentan con sistemas integrados y homologados por control de acceso son pocas por lo que existen empresas en el sector que consiguen encontrar una solución práctica y eficaz.
Dentro de los sistemas de control de visitantes más reconocidos en el mercado tenemos las siguientes empresas desarrolladoras
Empresa Mexicana, desarrolladora de un sistema de control de visitantes que gestiona la información de ingresos y salidas, incorpora un sistema de pre-registro e invitaciones web. Su solución llamada Visitor WEB es un sistema que permite el control y registro de visitantes que puede ser operado de manera virtual, local o en la intranet de la empresa, dentro de sus beneficios más importantes su página web destaca los siguientes:
Dejar atrás el libro tradicional de visitas que no ofrece confiabilidad
Proceso de registro eficiente y seguro
Conocer en tiempo real quien y cuánto tiempo permanece en las instalaciones
Atención de visitas especiales de forma eficiente
Permite conseguir reportes confiables que ahorran espacio físico
Logra que la empresa tenga una imagen innovadora y profesional
Empresa española que cuenta con una gama amplia de software y soluciones integradas, ofreciendo una solución potente y totalmente personalizada para la inscripción, reserva anticipada y control de visitantes, permitiendo ser integrado con sistemas biométricos para garantizar mayor seguridad.
Un solo distintivo es capaz de informar en tiempo real el movimiento de los usuarios convirtiendo cualquier lugar en una edificación inteligente, de igual manera permite obtener de forma inmediata la ubicación del personal que trabaja para la compañía, visitantes u objetos.
Esto se logra a través de una plataforma web, sensores y tarjetas tecnológicas de ultraalta frecuencia (UHF) que permite conseguir en tiempo real la ubicación de cualquier persona que se encuentre dentro de las instalaciones, en casos de emergencia dicha tecnología facilita la evacuación emitiendo alertas instantáneas hacia dispositivos móviles informando como salir y por donde hacerlo.
Organización Colombiana que desarrolla software y herramientas tecnológicas que consiguen optimizar procesos administrativos, operativos y de servicio al cliente, ahorrando costos y tiempo, lo que permite ambiente laboral mejorado que se refleja en un excelente servicio y a su vez un aumento en las ventas.
Para lograr con éxito dichos objetivos, los ingenieros del Grupo NW desarrollaron un software de control de visitantes, acceso de personal y activos con base en tecnología biométrica llamado VisitEntry, el sistema se acopla a todas las necesidades de cualquier organización optimizando la entrada o salida de personal no autorizado a cualquier dependencia lo que agiliza procesos en el área de recepción permitiendo erradicar congestiones y esperas improductivas por personas que necesitan ingresar a las instalaciones.
El software está basado en el uso de tecnología biométrica, que permite almacenar datos físicos del usuario en el sistema, como son la fotografía para el reconocimiento facial y huella dactilar.
Dentro de las características relevantes del programa se enumeran las siguientes:
Lector de datos que permite elegir módulos que más se adecuan a las necesidades de los usuarios.
Biométrico, el registro de visitantes se hace a través de la huella y fotografía.
Parametrizable, el registro inteligente por medio del documento de
identificación permite diligenciar el formulario de manera automática.
Notificaciones, recibo de alertas a las personas que se visitan.
Mayor seguridad, el uso de tecnología biométrica garantiza que no exista suplantación de identidad.
Ágil acceso, ingresar con la huella permite el ingreso rápidamente y evita pérdida de tiempo en extravíos accidentales de fichas o distintivos.
Adaptabilidad, el diseño se ajusta a cualquier tipo de dispositivo tecnológico.
Aplicación, cuenta con una App que permite programar citas rápidamente y su uso es práctico para cualquier usuario.
Tiempos de visita, permite a los funcionarios realizar ajustes al tiempo en el que cada visitante debe permanecer en la edificación, como también a las zonas que se le permite ingresar.
¿Cómo afecta la experiencia del visitante y la eficiencia operativa la implementación de estas soluciones tecnológicas?
La implementación de soluciones tecnológicas de control de visitantes tiene un impacto significativo tanto en la experiencia del visitante como en la eficiencia operativa. Con el uso de software de registro de visitantes, los procesos de ingreso y salida se vuelven más rápidos y fluidos, lo que reduce las esperas y mejora la experiencia general del visitante.
Además, la automatización de registros evita la necesidad de tareas manuales y tediosas, optimizando la eficiencia operativa del personal de seguridad y recepción. La tecnología de control de acceso también aumenta la seguridad en edificios y empresas, brindando una sensación de confianza y protección tanto a los visitantes como a los ocupantes regulares.
En conjunto, estas soluciones tecnológicas mejoran la imagen de la empresa y contribuyen a una gestión más ágil y eficiente de accesos, lo que se traduce en una experiencia más satisfactoria para los visitantes y un entorno laboral más seguro y eficiente para el personal interno.
En la actualidad el control de acceso de los visitantes es algo que toda empresa debe contemplar de manera seria, puesto que influirá de forma importante en la productividad organizacional y es por esto que la elección del software debe ser una tarea consiente que permita encontrar una solución integral y sostenible en el tiempo consiguiendo la eficiencia que toda compañía desea tener.
